Proses Rekrutmen: 8 Tahapan untuk Mendapat Kandidat Terbaik

Satu keputusan rekrutmen yang keliru bisa merugikan perusahaan selama bertahun-tahun: target tidak tercapai, tim kehilangan semangat, dan proses harus diulang dari awal. Sebaliknya, proses rekrutmen yang terstruktur membantu perusahaan mendapatkan kandidat yang tepat lebih cepat dan dengan risiko yang lebih kecil.

Talent Hunts Indonesia (THI) adalah salah satu pendiri APRESI, Asosiasi Perusahaan Rekrutmen dan Executive Search Indonesia. Kami telah melayani lebih dari 300 perusahaan di 30+ industri dan menempatkan 500+ kandidat di 50+ fungsi pekerjaan. Dalam artikel ini, kami membagikan delapan tahapan proses rekrutmen yang kami lihat paling efektif, lengkap dengan estimasi waktu, metode, aturan yang perlu diperhatikan, dan jawaban atas pertanyaan yang paling sering diajukan.

Apa Itu Proses Rekrutmen?

Proses rekrutmen adalah rangkaian kegiatan untuk menemukan, menarik, menilai, dan merekrut kandidat yang paling sesuai untuk mengisi posisi di perusahaan. Prosesnya dimulai sejak kebutuhan tenaga kerja muncul dan berakhir ketika karyawan baru siap bekerja.

Istilah rekrutmen dan seleksi sering dipakai bergantian, padahal keduanya berbeda:

• Rekrutmen adalah upaya menarik sebanyak mungkin kandidat yang relevan, misalnya melalui iklan lowongan, referensi karyawan, atau pendekatan langsung oleh headhunter.
• Seleksi adalah proses memilih kandidat terbaik dari kumpulan pelamar tersebut, melalui penyaringan berkas, tes, wawancara, dan pengecekan referensi.

Dalam praktiknya, keduanya berjalan sebagai satu alur yang dikelola oleh fungsi manajemen SDM bersama manajer yang membutuhkan karyawan.

Tujuan Proses Rekrutmen

Tujuan utama proses rekrutmen adalah mendapatkan karyawan yang tepat, yaitu orang dengan kompetensi, pengalaman, dan nilai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang wajar. Selain itu, proses rekrutmen yang baik juga bertujuan untuk:

• Mengisi posisi kosong sebelum mengganggu operasional dan target bisnis.
• Mengurangi risiko salah rekrut dan tingginya tingkat keluar-masuk karyawan.
• Membangun citra perusahaan sebagai tempat kerja yang profesional di mata kandidat.
• Memastikan proses yang adil dan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan.

Tujuan-tujuan ini sebaiknya diterjemahkan menjadi ukuran yang bisa dipantau. Beberapa yang paling umum adalah waktu hingga posisi terisi (time to hire), biaya per rekrutmen, persentase kandidat yang menerima penawaran, dan tingkat retensi karyawan baru setelah enam atau dua belas bulan. Dengan memantau angka-angka ini, HR bisa melihat tahapan mana yang paling lambat dan saluran mana yang menghasilkan karyawan terbaik, lalu memperbaikinya untuk rekrutmen berikutnya.

8 Tahapan Proses Rekrutmen

1. Analisis kebutuhan tenaga kerja

Semua proses rekrutmen yang baik dimulai dari pertanyaan sederhana: apakah posisi ini benar-benar perlu diisi, dan seperti apa orang yang dibutuhkan? HR bersama manajer pengguna menentukan tujuan posisi, tanggung jawab utama, kompetensi wajib, kisaran gaji, serta target waktu. Hasilnya adalah deskripsi pekerjaan (job description) dan profil kandidat yang jelas. Tahapan ini sering dianggap formalitas, padahal kesalahan di sini membuat seluruh proses berikutnya mengarah ke kandidat yang salah.

2. Perencanaan strategi rekrutmen

Setelah kebutuhan jelas, tentukan cara mencari kandidat: dari dalam perusahaan, melalui iklan lowongan, referensi karyawan, kampus, atau bekerja sama dengan headhunter. Tentukan juga tahapan seleksi, siapa yang mewawancarai, dan anggaran yang tersedia. Untuk posisi senior atau langka, strategi pendekatan langsung biasanya lebih efektif daripada menunggu pelamar.

3. Pencarian dan publikasi lowongan

Publikasikan lowongan di saluran yang benar-benar dipakai kandidat target, misalnya LinkedIn untuk posisi profesional dan manajerial, atau portal lowongan seperti JobStreet dan Glints untuk posisi staf. Iklan yang baik menjelaskan tanggung jawab, syarat utama, dan alasan kandidat sebaiknya bergabung. Untuk kandidat pasif yang tidak sedang mencari kerja, pencarian aktif melalui jaringan dan pemetaan pasar jauh lebih efektif.

4. Penyaringan berkas lamaran

HR menyaring CV dan surat lamaran berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan di tahap pertama. Gunakan daftar kriteria yang sama untuk semua pelamar agar penilaian adil dan konsisten. Banyak perusahaan kini menggunakan applicant tracking system (ATS) untuk membantu menyaring lamaran dalam jumlah besar, tetapi keputusan akhir tetap perlu ditinjau oleh manusia.

5. Wawancara

Wawancara biasanya dilakukan dalam dua atau tiga tahap: wawancara awal oleh HR untuk memastikan kesesuaian dasar, lalu wawancara dengan calon atasan, dan untuk posisi senior, wawancara dengan direksi. Wawancara berbasis kompetensi, misalnya dengan metode STAR (Situation, Task, Action, Result), membantu menilai bagaimana kandidat benar-benar bertindak, bukan hanya apa yang mereka katakan.

6. Tes dan asesmen

Tergantung posisinya, kandidat dapat mengikuti tes keterampilan teknis, psikotes, studi kasus, atau presentasi. Asesmen memberi gambaran yang lebih objektif tentang kemampuan dan kepribadian kandidat, terutama untuk membandingkan beberapa kandidat yang sama-sama kuat di wawancara.

7. Pengecekan referensi dan penawaran kerja

Sebelum memberi penawaran, hubungi atasan atau rekan kerja kandidat sebelumnya untuk memverifikasi pengalaman dan kinerjanya, tentu dengan persetujuan kandidat. Setelah itu, sampaikan penawaran kerja secara tertulis, berisi jabatan, gaji, tunjangan, tanggal mulai, dan status kerja. Bersiaplah untuk negosiasi, dan beri kandidat waktu yang wajar untuk memutuskan.

8. Onboarding dan evaluasi

Proses rekrutmen belum selesai ketika kandidat menandatangani kontrak. Program onboarding yang baik memperkenalkan karyawan baru pada tim, budaya, dan target kerjanya sehingga mereka cepat produktif. Setelah itu, evaluasi proses rekrutmen: berapa lama waktu yang dibutuhkan, saluran mana yang menghasilkan kandidat terbaik, dan apakah karyawan baru bertahan dan berkinerja baik setelah beberapa bulan.

[VIDEO EMBED] Tonton contoh penyusunan tahapan rekrutmen dalam studi kasus berikut:

Video studi kasus menyusun tahapan proses rekrutmen karyawan (Mekari Talenta).

Ringkasan Tahapan Proses Rekrutmen

Estimasi waktu berikut adalah gambaran umum dan dapat berbeda tergantung posisi, jumlah pelamar, dan kecepatan pengambilan keputusan di perusahaan.

Metode Rekrutmen: Internal dan Eksternal

Rekrutmen internal mengisi posisi dari karyawan yang sudah ada, melalui promosi atau mutasi. Kelebihannya, prosesnya lebih cepat dan kandidat sudah memahami budaya perusahaan. Kekurangannya, pilihan kandidat terbatas dan posisi lama karyawan tersebut perlu diisi kembali.

Rekrutmen eksternal mencari kandidat dari luar perusahaan, misalnya melalui portal lowongan, media sosial, bursa kerja, kampus, referensi, atau headhunter. Metode ini membawa ide dan keahlian baru, tetapi umumnya membutuhkan waktu dan biaya lebih besar. Untuk posisi senior, langka, atau rahasia, banyak perusahaan bekerja sama dengan headhunter yang mendekati kandidat secara langsung. Penjelasannya bisa Anda baca di artikel kami tentang cara kerja headhunter.

Kesalahan Umum dalam Proses Rekrutmen

Dari pengalaman kami mendampingi ratusan perusahaan, kesalahan berikut paling sering membuat proses rekrutmen gagal atau berlarut-larut:

• Kriteria berubah di tengah jalan. Manajer baru menyadari kebutuhan sebenarnya setelah bertemu beberapa kandidat, sehingga pencarian harus diulang. Luangkan waktu lebih banyak di tahap analisis kebutuhan.
• Terlalu banyak tahapan wawancara. Setiap tahap tambahan memperpanjang proses dan meningkatkan risiko kandidat terbaik menerima tawaran lain. Pastikan setiap tahap punya tujuan penilaian yang jelas.
• Umpan balik yang lambat. Kandidat yang menunggu berminggu-minggu tanpa kabar sering kehilangan minat. Sepakati batas waktu internal untuk memberi keputusan.
• Gaji di bawah pasar. Penawaran yang tidak kompetitif membuat proses yang panjang berakhir dengan penolakan. Cek kisaran gaji pasar sebelum lowongan dibuka.
• Mengabaikan pengecekan referensi. Tahap ini sering dilewati karena terburu-buru, padahal justru bisa mengungkap hal penting yang tidak terlihat saat wawancara.

Aturan yang Perlu Diperhatikan dalam Proses Rekrutmen

Ada dua aturan penting yang sering terlupa. Pertama, UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 5 menegaskan bahwa setiap tenaga kerja memiliki kesempatan yang sama tanpa diskriminasi untuk memperoleh pekerjaan. Karena itu, kriteria seleksi sebaiknya berfokus pada kompetensi yang relevan dengan pekerjaan.

Kedua, CV dan dokumen pelamar berisi data pribadi. UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengatur bagaimana data tersebut dikumpulkan, disimpan, dan dibagikan. Batasi akses ke data pelamar, jangan meneruskan CV tanpa persetujuan, dan tentukan berapa lama data disimpan.

Proses Rekrutmen untuk Posisi Senior: Pengalaman THI

Untuk posisi manajerial dan eksekutif, tahapan dasarnya sama, tetapi setiap tahap dilakukan lebih dalam. Di THI, kami menjalankannya melalui The HUNTS Framework™: Understanding, Searching, Assessing, Shortlisting, dan Selecting. Tahap terpenting justru yang pertama, yaitu memahami peran secara mendalam sebelum mulai mencari.

Contohnya, sebuah perusahaan holding pertambangan membutuhkan Chief Financial Officer. Selama berbulan-bulan, mereka mencoba merekrut secara internal, lalu bekerja sama dengan beberapa headhunter lain, tetapi posisi itu tetap kosong. Kami memulai dengan asesmen mendalam terhadap peran tersebut, lalu mencari dan menilai kandidat berdasarkan kebutuhan yang sudah jelas. Hasilnya, tiga kandidat masuk shortlist, satu diterima, dan seluruh proses selesai dalam 30 hari. Baca studi kasus lengkapnya, atau pelajari lebih lanjut tentang executive search.

Kesimpulan

Proses rekrutmen yang efektif tidak harus rumit, tetapi harus terstruktur. Mulailah dari analisis kebutuhan yang jelas, pilih saluran pencarian yang tepat, nilai kandidat secara konsisten melalui wawancara dan asesmen, lalu tuntaskan dengan penawaran yang profesional dan onboarding yang baik. Untuk posisi senior atau sulit diisi, melibatkan mitra rekrutmen yang berpengalaman dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko biaya salah rekrut.

Sumber

• JDIH BPK, Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• JDIH BPK, Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• Mekari Talenta, 7 Alur & Tahapan Rekrutmen Karyawan untuk Hiring yang Lebih Strategis
• Talent Hunts Indonesia, Studi kasus: CFO Executive Search untuk Perusahaan Holding Tambang