KPI Adalah: Arti, Jenis, Cara Membuat & Contoh Per Divisi

Hampir setiap karyawan pernah mendengar kata KPI, entah saat menerima target di awal tahun atau saat evaluasi akhir tahun. Namun, banyak perusahaan menetapkan KPI yang terlalu banyak, sulit diukur, atau tidak terhubung dengan tujuan bisnis, sehingga KPI hanya menjadi angka di atas kertas.

Sebagai firma rekrutmen dan anggota pendiri APRESI, Talent Hunts Indonesia telah melayani lebih dari 300 perusahaan di lebih dari 30 industri dan menempatkan lebih dari 500 kandidat. Artikel ini membahas apa itu KPI, jenisnya, cara membuat KPI dengan metode SMART, contoh KPI karyawan per divisi (termasuk untuk recruiter), dan template yang bisa Anda unduh.

KPI adalah...

KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator, atau dalam bahasa Indonesia indikator kinerja utama. KPI adalah ukuran terukur yang menunjukkan seberapa baik seseorang, tim, atau perusahaan mencapai target penting dalam periode tertentu. Contohnya, nilai penjualan per bulan untuk tim sales atau waktu rata-rata mengisi lowongan untuk tim rekrutmen.

KPI bisa ditetapkan di tiga level: KPI perusahaan (misalnya pertumbuhan pendapatan), KPI divisi (misalnya tingkat retensi pelanggan), dan KPI karyawan (misalnya jumlah klien baru per kuartal). KPI yang baik saling terhubung, dari level perusahaan sampai ke individu.

KPI berbeda dengan penilaian kinerja. KPI adalah apa yang diukur, sedangkan penilaian kinerja adalah proses mengevaluasi pencapaian tersebut, dan performance management system adalah sistem utuhnya.

Fungsi KPI

• Menerjemahkan strategi menjadi target kerja yang jelas untuk setiap tim dan individu.
• Memberi ukuran objektif sehingga penilaian kinerja tidak hanya berdasarkan kesan.
• Membantu deteksi masalah lebih awal saat angka mulai menyimpang dari target.
• Menjadi dasar kompensasi, seperti kenaikan gaji dan bonus karyawan.
• Menyelaraskan prioritas sehingga semua orang tahu apa yang paling penting.

Jenis KPI

1. KPI kuantitatif. Diukur dengan angka, misalnya nilai penjualan, jumlah klien baru, atau persentase produk cacat. Jenis ini paling umum karena mudah dihitung dan dibandingkan.

2. KPI kualitatif. Mengukur hal yang lebih sulit dihitung, seperti kepuasan pelanggan atau kualitas kerja. Agar tetap terukur, KPI kualitatif biasanya diubah menjadi skor, misalnya hasil survei kepuasan dengan skala 1–5.

3. KPI leading (indikator awal). Mengukur aktivitas yang memengaruhi hasil di masa depan, misalnya jumlah kunjungan ke calon klien atau jumlah kandidat yang diwawancarai. KPI ini membantu Anda bertindak sebelum hasil akhir terlihat.

4. KPI lagging (indikator hasil). Mengukur hasil yang sudah terjadi, misalnya pendapatan kuartal lalu atau tingkat turnover tahun ini. Mudah diukur, tetapi sudah terlambat untuk diubah.

Kombinasi yang baik memakai KPI lagging sebagai tujuan akhir dan KPI leading sebagai alat kendali. Contohnya, target penjualan Rp1 miliar per kuartal (lagging) didukung oleh target 40 presentasi ke calon klien (leading).

Cara membuat KPI dengan metode SMART

Metode SMART memastikan setiap KPI jelas, terukur, dan bisa ditindaklanjuti. Ikuti langkah berikut:

1. Mulai dari tujuan perusahaan. Turunkan tujuan perusahaan menjadi tujuan divisi, lalu menjadi tanggung jawab tiap peran.
2. Pilih tiga sampai lima KPI per peran. Terlalu banyak KPI membuat fokus terpecah.
3. Uji setiap KPI dengan kriteria SMART: specific (spesifik), measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), relevant (relevan), dan time-bound (berbatas waktu).
4. Tentukan sumber data dan cara menghitungnya. Contohnya: Turnover rate = jumlah karyawan keluar ÷ rata-rata jumlah karyawan × 100%.
5. Beri bobot. Total bobot KPI satu peran harus 100%, dengan bobot terbesar untuk KPI yang paling berdampak.
6. Sepakati bersama karyawan agar target dipahami dan diterima.
7. Pantau dan tinjau berkala, misalnya bulanan, lalu sesuaikan jika kondisi bisnis berubah.

Contoh KPI karyawan per divisi

KPI yang tepat bergantung pada fungsi dan level jabatan. Staf biasanya diukur dengan output dan aktivitas, sedangkan manajer dan direktur diukur dengan hasil tim dan dampak bisnis. Pilih fungsi dan level di bawah ini untuk melihat contoh KPI, cara mengukurnya, dan contoh targetnya.

Ringkasan contoh KPI per divisi:

KPI untuk recruiter

Tim rekrutmen juga perlu KPI yang jelas. Yang paling umum adalah time to hire (hari dari kandidat masuk proses sampai menerima offer), time to fill (hari dari lowongan dibuka sampai terisi), quality of hire (kinerja dan retensi karyawan baru), offer acceptance rate, dan cost per hire. Pembahasan lengkapnya ada di artikel recruitment metrics (bahasa Inggris).

Template KPI (Excel)

Unduh template KPI gratis untuk menyusun KPI karyawan Anda. Template ini menghitung otomatis pencapaian, skor tertimbang, dan nilai KPI akhir, termasuk untuk KPI yang arahnya "lebih rendah lebih baik" seperti biaya atau waktu respons. Di dalamnya juga ada daftar 160 contoh KPI yang bisa difilter berdasarkan fungsi dan level.

Unduh template KPI karyawan (Excel)

KPI vs OKR

KPI dan OKR (Objectives and Key Results) sering dianggap sama, padahal fungsinya berbeda. KPI mengukur kinerja rutin dan menjaga bisnis tetap sehat, sedangkan OKR dipakai untuk mendorong perubahan atau target ambisius dalam waktu tertentu. Banyak perusahaan memakai keduanya: KPI untuk operasional sehari-hari, OKR untuk inisiatif strategis.

Kesalahan umum dalam menetapkan KPI

1. Terlalu banyak KPI. Sepuluh KPI untuk satu orang membuat semuanya terasa penting dan tidak ada yang benar-benar diprioritaskan. Cukup tiga sampai lima.
2. Mengukur yang mudah, bukan yang penting. Jumlah email terkirim mudah dihitung, tetapi belum tentu berdampak pada penjualan.
3. Hanya memakai KPI lagging. Saat hasil akhir terlihat buruk, sudah terlambat untuk memperbaikinya. Tambahkan KPI leading.
4. Target tidak realistis atau tanpa data dasar. Target yang mustahil justru menurunkan motivasi.
5. KPI tidak dipahami karyawan. KPI yang ditetapkan sepihak tanpa penjelasan jarang dijalankan dengan sungguh-sungguh.
6. Tidak pernah ditinjau. KPI perlu disesuaikan saat strategi atau kondisi pasar berubah.
7. KPI yang mendorong perilaku keliru. Misalnya, KPI waktu penanganan yang terlalu ketat bisa membuat tim customer service menutup tiket sebelum masalah benar-benar selesai. Imbangi dengan KPI kualitas.

Kesimpulan

KPI adalah alat untuk memastikan setiap orang di perusahaan bekerja ke arah yang sama. KPI yang efektif dibuat dengan metode SMART, dibatasi tiga sampai lima per peran, menggabungkan indikator leading dan lagging, serta ditinjau secara berkala. Untuk mengevaluasi pencapaian KPI, Anda bisa memakai berbagai metode penilaian kinerja.

KPI terbaik pun tidak akan tercapai tanpa orang yang tepat. Talent Hunts Indonesia membantu perusahaan menemukan kandidat yang sesuai dengan target bisnis melalui HUNTS Framework™. Hubungi kami untuk berdiskusi tentang kebutuhan rekrutmen Anda.