Anda membayar taksi ke kantor klien, membeli tiket pesawat untuk perjalanan dinas, atau berobat dengan uang pribadi, lalu menyerahkan struknya ke bagian keuangan. Uang yang kemudian dikembalikan perusahaan itulah yang disebut reimburse.
Talent Hunts Indonesia adalah perusahaan executive search Indonesia dan anggota pendiri APRESI (Asosiasi Perusahaan Rekrutmen dan Executive Search Indonesia). Lewat layanan payroll dan Employer of Record (EoR), kami juga mengelola penggajian dan klaim karyawan klien, termasuk reimbursement.
Artikel ini menjelaskan arti reimburse, jenis-jenisnya, cara mengajukan klaim, contoh formulir, aturan pajaknya, dan tips menyusun kebijakan reimbursement untuk perusahaan.
Reimburse Adalah...
Reimburse adalah penggantian uang oleh perusahaan atas biaya yang lebih dulu dikeluarkan karyawan untuk keperluan pekerjaan, berdasarkan bukti pengeluaran yang sah. Contohnya ongkos transportasi ke lokasi klien, tiket perjalanan dinas, atau biaya berobat yang ditanggung kebijakan perusahaan.
Kata reimburse berasal dari bahasa Inggris yang berarti mengganti atau membayar kembali. Reimbursement adalah kata bendanya, yaitu proses atau uang penggantiannya. Dalam percakapan kantor, istilah ini sering disingkat menjadi "rembes" atau "klaim".
Prinsip reimburse sederhana: karyawan membayar dulu, menyerahkan bukti, lalu perusahaan mengganti sebesar biaya yang disetujui. Reimburse bukan tambahan penghasilan, melainkan pengembalian uang yang dipakai untuk kepentingan perusahaan.
Reimburse vs Tunjangan
Reimburse sering tertukar dengan tunjangan. Keduanya sama-sama bagian dari kompensasi karyawan, tetapi cara pemberiannya berbeda.
Aspek |
Reimburse |
Tunjangan |
|---|---|---|
Dasar pembayaran |
Bukti pengeluaran nyata |
Jumlah tetap yang disepakati |
Waktu |
Setelah karyawan mengeluarkan biaya |
Rutin bersama gaji |
Besaran |
Sesuai biaya, sampai batas plafon |
Sama setiap periode |
Contoh |
Taksi ke klien, tiket dinas, obat |
Tunjangan transport bulanan, tunjangan jabatan |
Jika tidak ada pengeluaran |
Tidak ada pembayaran |
Tetap dibayar |
Jenis Reimbursement yang Umum di Perusahaan
Apa saja yang bisa di-reimburse bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Yang paling umum:
Jenis |
Contoh biaya |
Bukti yang biasanya diminta |
|---|---|---|
Transportasi dinas |
Taksi atau ojek online ke klien, tol, parkir, bensin kendaraan pribadi untuk tugas kantor |
Struk atau tangkapan layar aplikasi, catatan tujuan dan keperluan |
Perjalanan dinas |
Tiket pesawat atau kereta, hotel, makan selama dinas |
Tiket, boarding pass, tagihan hotel, surat tugas, laporan perjalanan |
Kesehatan |
Biaya dokter, obat, kacamata, perawatan gigi sesuai plafon |
Kuitansi, resep, diagnosis dokter |
Pulsa dan internet |
Paket data untuk bekerja dari rumah atau lapangan |
Bukti pembelian atau tagihan |
Pelatihan dan sertifikasi |
Biaya kursus, ujian sertifikasi, buku |
Invoice, sertifikat atau bukti kelulusan |
Entertainment klien |
Jamuan makan dengan klien |
Struk, nama klien dan tujuan pertemuan |
Perlengkapan kerja |
Alat tulis, perangkat kecil yang dibeli mendesak |
Struk dan persetujuan atasan |
Banyak perusahaan menetapkan plafon (batas maksimal) per jenis atau per tahun, misalnya plafon kesehatan setara satu kali gaji per tahun. Biaya di atas plafon menjadi tanggungan karyawan.
Cara Mengajukan Reimburse
Alur klaim reimburse di kebanyakan perusahaan terdiri dari enam langkah, dari karyawan ke atasan lalu ke bagian keuangan.
- Bayar dan simpan bukti. Minta struk, invoice, atau simpan tangkapan layar transaksi. Tanpa bukti, klaim hampir pasti ditolak.
- Isi formulir reimburse. Tulis tanggal, jenis biaya, keperluan, dan nominal. Banyak perusahaan sekarang memakai aplikasi HR atau sistem employee self service.
- Lampirkan bukti. Unggah foto struk ke sistem, atau serahkan bukti asli ke HR atau finance jika diminta.
- Minta persetujuan atasan. Atasan memeriksa apakah biaya itu memang untuk keperluan pekerjaan.
- Verifikasi oleh finance. Finance mencocokkan bukti, plafon, dan kebijakan perusahaan.
- Pembayaran. Uang ditransfer terpisah atau dibayar bersama gaji bulan berikutnya.
Dokumen yang biasanya diperlukan: formulir reimburse, bukti pembayaran asli atau digital, dan dokumen pendukung sesuai jenis biaya, seperti surat tugas untuk perjalanan dinas atau resep dokter untuk klaim kesehatan.
Contoh Formulir Reimburse
Formulir reimburse yang baik cukup satu halaman. Berikut isinya, dengan contoh pengisian fiktif.
Bagian 1: data karyawan Nama karyawan, NIK atau ID karyawan, jabatan dan departemen, atasan langsung, periode klaim, dan tanggal pengajuan.
Bagian 2: rincian biaya
No |
Tanggal |
Jenis biaya |
Keperluan |
No. bukti |
Nominal (Rp) |
|---|---|---|---|---|---|
1 |
03/11/2026 |
Transportasi dinas |
Taksi ke kantor klien PT ABC |
GRB-1029 |
85.000 |
2 |
05/11/2026 |
Perjalanan dinas |
Tiket kereta Jakarta-Bandung |
KAI-5531 |
150.000 |
3 |
05/11/2026 |
Entertainment klien |
Makan siang dengan klien PT ABC |
INV-778 |
420.000 |
Total |
655.000 |
Bagian 3: pernyataan dan tanda tangan Pernyataan bahwa biaya dikeluarkan untuk keperluan pekerjaan dan bukti terlampir benar, lalu tanda tangan karyawan, atasan, dan finance.
| Template Formulir Reimburse (Excel, gratis) |
|---|
| Daftar pilihan jenis biaya, total otomatis, dan kolom tanda tangan karyawan, atasan, dan finance. Bisa dipakai langsung atau disesuaikan dengan kebijakan perusahaan Anda. Unduh formulir reimburse (.xlsx) |
Apakah Reimburse Kena Pajak?
Jawabannya tergantung jenis dan cara pemberiannya. Prinsip umumnya: penggantian biaya yang benar-benar dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan dan didukung bukti dianggap biaya operasional perusahaan, bukan penghasilan karyawan. Namun penggantian yang bersifat imbalan bagi karyawan bisa menjadi objek PPh 21.
Jenis |
Perlakuan pajak bagi karyawan |
|---|---|
Perjalanan dinas dengan bukti, surat tugas, dan laporan pertanggungjawaban |
Umumnya bukan objek PPh 21, karena termasuk biaya operasional perusahaan (Ortax) |
Uang dinas lumpsum yang tidak perlu dipertanggungjawabkan atau dikembalikan |
Berisiko menjadi objek PPh 21 (Ortax) |
Penggantian bensin dalam bentuk uang |
Menurut DJP, bukan natura dan merupakan objek PPh 21 (DDTCNews) |
Penggantian makan dan minum untuk pegawai lapangan (marketing, transportasi) |
Diperlakukan seperti kupon makan: dikecualikan sampai Rp2 juta per bulan (Pasal 5 PMK 66/2023) (DDTCNews) |
Penggantian biaya kesehatan |
Umumnya imbalan dalam bentuk uang dan menjadi objek PPh 21; dikecualikan hanya untuk kecelakaan kerja, penyakit akibat kerja, atau kedaruratan penyelamatan jiwa (DDTCNews) |
Karena aturannya cukup rinci, perusahaan sebaiknya menetapkan perlakuan pajak setiap jenis reimburse dalam kebijakan tertulis dan berkonsultasi dengan konsultan pajak. Layanan payroll outsourcing juga bisa membantu memastikan perhitungan PPh 21 tetap benar.
Bagian ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat pajak.
Tips Menyusun Kebijakan Reimbursement untuk Perusahaan
Kebijakan yang jelas mencegah klaim berlebihan sekaligus membuat karyawan tidak ragu mengeluarkan biaya untuk pekerjaan.
- Daftar biaya yang bisa dan tidak bisa di-reimburse, lengkap dengan contoh.
- Plafon per jenis biaya dan per level jabatan, misalnya kelas penerbangan atau batas hotel per malam.
- Batas waktu pengajuan, misalnya 30 hari sejak tanggal transaksi.
- Standar bukti yang diterima: struk asli, invoice, atau bukti digital.
- Alur persetujuan dan siapa yang berwenang menyetujui di setiap nominal.
- Jadwal pembayaran: transfer terpisah atau bersama gaji.
- Perlakuan pajak setiap jenis reimburse, disepakati bersama tim pajak.
- Sanksi untuk klaim palsu, dirujuk ke peraturan perusahaan.
- Sistem pencatatan, sebaiknya digital agar mudah diaudit.
Untuk perusahaan yang belum punya tim payroll sendiri atau baru membuka operasi di Indonesia, pengelolaan reimburse bisa diserahkan lewat layanan Employer of Record (EoR) dan payroll Talent Hunts Indonesia.
Kesimpulan
Reimburse adalah penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan pekerjaan, berdasarkan bukti yang sah. Bagi karyawan, kuncinya adalah menyimpan bukti dan mengajukan klaim tepat waktu. Bagi perusahaan, kuncinya adalah kebijakan tertulis yang jelas, termasuk plafon dan perlakuan pajaknya.
Ingin pengelolaan payroll, klaim, dan pajak karyawan lebih rapi? Gunakan layanan EoR dan payroll Talent Hunts Indonesia, atau hubungi kami untuk konsultasi.
Sumber
- Catat! Reimburse Bensin Tak Kena Pajak Natura, tapi Jadi Objek PPh 21, DDTCNews (10 Agustus 2023)
- Reimbursement Layanan Kesehatan Bukan Objek PPh, Begini Syaratnya, DDTCNews (15 Desember 2023)
- Apakah Biaya Perjalanan Dinas Masuk Objek Pajak Natura?, Ortax
- PMK No. 66 Tahun 2023 tentang Perlakuan PPh atas Penggantian atau Imbalan dalam Bentuk Natura dan/atau Kenikmatan
